| Главная » Статьи » Наука и Образование » Разное |
Электронный архив - выгодный, надежный, эффективный способ для хранения документации
| Колоссальные архивы с журналами, отчётами и книгами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, с активным развитием информационных технологий становятся всё менее востребованными, ведь этот объём информации можно хранить на жёстком диске компьютера, габариты которого не больше размеров небольшой книжки, в электронном виде. Электронный архив – это преобразование значительных объёмов печатной информации и последующее хранение в электронных форматах представления информации. Внедрение такого вида хранения данных продиктовано современностью: в наши дни каждая компания нуждается в систематизации отчётов о кредитно – финансовой деятельности, контрактов и иных документов. Электронный архив – это более эффективное использование штата, людям больше не нужно часами торчать в архивах, чтобы предоставить заказчику необходимый чертёж или договор. Электронный архив – это экономия средств, ведь он обходится во много раз дешевле, чем содержание помещений под хранение печатной документации. Электронный архив – это постоянство и надёжность, конфиденциальность и безопасность: вы будете уверены в сохранности ваших документов, а также можно не беспокоиться об утечке информации. Базисом для запуска электронного архива являются программы сканирования документов, посредством которых документы из печатного варианта записываются в электронный. Непосредственно сканированию документов предшествует их систематизация, снятие упорядочивание по степени целостности документов, оцифровка печатной или рукописной документации (чертежей), скоб и скрепок для беспрепятственного осуществления процесса. Далее проходит сам процесс сканирования с подборкой требующихся настроек для каждого варианта материала, к счастью, программы сканирования документов созданы профи, которые учли все возможные трудности проведения этого процесса. Сохранение полученных электронных документов в необходимом формате - последний этап. Самые распространенные форматы - это PDF и JPEG. Важна и система электронного документооборота, пришедшая на замену привычному деловодству. Система электронного документооборота, аналогично электронному архиву, обеспечивает эффективность работы штата персонала с помощью автоматизации деловодства (согласование заказов и контрактов, предоставление нужной документации и др. | |
| Категория: Разное | Добавил: (23.11.2008) | Автор: Арсений E W | |
| Просмотров: 1739 |
